Come Scrivere una Richiesta di Sponsorizzazione: Come Creare una Lettera e a chi Inviarla

La lettera di sponsorizzazione perfetta. Segui questi consigli per creare un template flessibile da utilizzare per brand e aziende. Come trovare l’email giusta per inviare la richiesta di sponsorizzazione per il tuo evento, progetto o viaggio.

Scrivere una proposta di sponsorizzazione che potrebbe attrarre marchi e aziende non è così facile. I grandi marchi ricevono dozzine di lettere di richiesta di sponsorizzazione ogni giorno ed è molto difficile distinguersi dalla massa.

Questo articolo non vi fornirà un modello copia e incolla perché semplicemente non funziona. Cercheremo invece di analizzare i diversi passaggi necessari per scrivere una buona lettera di sponsorizzazione e inviarla alla persona giusta.

Non menzioneremo qui come trovare i marchi giusti per presentare la tua proposta di sponsorizzazione o cosa offrire a un marchio in cambio di sponsorizzazione; questi argomenti sono trattati nella prima parte della guida.

Leggete la prima parte della guida per scoprire:

Come trovare uno sponsor per il tuo progetto

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Come rivolgersi ad un brand in una lettera di richiesta sponsorizzazione

Prima e più importante regola, fai i tuoi compiti, cerca un po’ di informazioni sul marchio dal quale stai cercando di ottenere la sponsorizzazione. Nessuno vuole leggere una mail generica impersonale, non dimostra alcun interesse reale.

• Cerca nomi veri

Invece di iniziare con un orribile “Spettabile Azienda” o anche peggio “All’attenzione di chi di competenza”, prova a trovare i nomi delle persone che stai contattando.

Possono essere trovati spesso nelle pagine “about” o “Team” dei siti aziendali, a volte potresti persino trovare indirizzi email diversi per i diversi ruoli aziendali. Se davvero non riesci a trovare nomi veri, usa qualcosa come “Caro team e il nome dell’azienda”.

• Cerca indirizzi email più precisi
  

Non scrivere semplicemente a info@email. Cerca nel sito web (o altrove) la persona preposta al marketing o se c’è una email specifica per le proposte di sponsorizzazione.

• Leggi la pagina “chi siamo” dell’azienda

Mostra di avere un certo interesse per il marchio menzionando cose che hai trovato sul sito web. Ad esempio, aggiungi un commento sulla loro filosofia o storia del marchio, qualcosa che mostra che hai fatto ricerche su di loro.

• Non essere troppo formale ma nemmeno troppo informale

A nessuno piace leggere una gelida mail formale, sii accattivante, ma non scrivere come se stessi scrivendo ad un tuo amico.

Dove trovare la persona giusta per la tua lettera di sponsorizzazione

Prima di tutto, naviga nel sito web, c’è una buona probabilità che il nome e l’indirizzo della persona giusta siano già lì. Questo è particolarmente vero per i marchi più piccoli.

I grandi marchi a volte possono avere un indirizzo email di sponsorizzazione dedicato, questo non è sempre un buon segno, potrebbe significare che stanno già ricevendo molte lettere di sponsorizzazione.

Se non riesci a trovare la persona giusta sul sito web, prova su Google. Puoi cercare qualcosa come “marketing @ brandname.com @” questo potrebbe non essere l’indirizzo email giusto, ma Google sarà abbastanza intelligente da capire cosa stai cercando.

Tale query restituirà spesso un gruppo di profili LinkedIn. LinkedIn è davvero un ottimo strumento per trovare sponsorizzazioni, è il più grande network di professionisti esistente. Puoi facilmente trovare chi è il direttore marketing di una certa azienda su LinkedIn.

Un’altra strategia è la messaggistica degli account ufficiali dei social network. Tuttavia, non fare la tua proposta sui social network, il Social Media Manager (o molto probabilmente lo stagista che sta rispondendo ai messaggi) non è probabilmente la persona giusta con cui parlare, chiedi invece uno specifico indirizzo email.

Crea una lista di sponsor potenziali, divisi per categoria

Per trovare uno sponsor dovrai provarne mille, mettere tutte le uova in un solo paniere è una strategia che non funziona. Se stai cercando un marchio di abbigliamento outdoor per sponsorizzarti, non limitarti a scrivere a uno, fai la tua proposta a quanti più possibile.

Nella nostra esperienza, solo 10 su 100 risponderanno, e solo uno su questi dieci esprimerà un interesse (ottenere un “sì” diretto è molto raro).

Quindi, prepara un elenco di marchi prima di iniziare la presentazione, crea un foglio di lavoro con tutte le informazioni di cui avrai bisogno perché dovrai adattare il modello a ciascun marchio.

Come creare un modello flessibile per la tua richiesta di sponsorizzazione

Flessibile, questa è la parola. Significa che non è necessario scrivere una proposta completamente nuova per ogni marchio, ma compilare un modello di lettera di sponsorizzazione con diverse parti aperte in cui aggiungere le informazioni pertinenti.

Non commettere l’errore di inviare la stessa proposta a tutti, i modelli generici non funzionano.

1. Introduzione di una lettera di sponsorizzazione

Nella prima parte, dovrai presentarti come persona, indicare il tuo nome e alcune righe su chi sei. Qui puoi anche aggiungere alcuni brevi commenti sul marchio e su come ti piacciono le loro cose. 50 parole saranno più che sufficienti.

Esempio

Ciao Nick e nome dell’azienda Team!

Siamo Daniele Giannotta (1982, social media manager, fotografo, operatore culturale) ed Elena Stefanin (1984, giornalista di Cultura e Diritti Umani e scrittrice freelance), ci siamo innamorati del vostro fantastico abbigliamento dalla prima volta che l’abbiamo visto e ci piacerebbe molto congratularci per il vostro bellissimo design.

2. Introduci il tuo progetto

Nella seconda parte, puoi parlare brevemente del tuo progetto, senza aggiungere troppi dettagli, una descrizione dettagliata può facilmente infastidire il lettore, l’ultima cosa che desideri. Spiega di cosa tratta il tuo progetto e perché è così bello, dichiara quando è iniziato e dove è diretto e, cosa più importante, fornisce alcuni dati e statistiche.

Ecco dove inserirai effettivamente il numero dei tuoi follower, le visite mensili del tuo sito web, il numero di partecipanti alla scorsa edizione del tuo evento e così via.

Tuttavia, non sovraccaricare questa sezione con i numeri, dai solo alcuni dei più importanti, ci sarà più spazio per le statistiche in un’altra sezione, o anche meglio in un file allegato.

Puoi anche menzionare i tuoi altri sponsor qui, è sempre allettante per un marchio vedere che ci sono aziende che credono nel tuo progetto. Penso che tu possa essere un po’ più prolisso in questa parte, circa 300 parole andranno bene.

Questa parte della proposta può essere la stessa per tutti i marchi, a meno che non si voglia evidenziare un aspetto specifico del progetto che un marchio può trovare più attraente di altri.

Esempio

Il nostro progetto è un’esplorazione rispettosa del mondo in bicicletta per scopi documentari. Un viaggio alla ricerca di immagini, suoni e parole, una serie di reportage su contraddizioni e conflitti, tradizioni ed evoluzione culturale, meraviglie naturali e rischi ambientali di un mondo in rapido cambiamento.

Siamo partiti da Bologna nel maggio 2014, da allora siamo sulla strada, pedalando Europa e Asia. Abbiamo percorso 25.000 Km fino ad  ora, in 25 Paesi, cercando di raccogliere conoscenze e informazioni, condividendole con la speranza di ispirare gli altri.

Saremo di nuovo in viaggio nel giugno 2018, partendo da Brighton, per pedalare Islanda, Norvegia, Svezia (sì, potremmo incontrarci di persona!), Finlandia, Europa orientale e Alpi italiane, prima di volare in Messico per un lungo tour del Centro e Sud America che durerà almeno 2 anni.

Il nostro blog, cycloscope.net, è il luogo in cui condividiamo i nostri pensieri, le esperienze, i fallimenti e le disavventure, i fatti che testimoniamo e gli hack che impariamo. Cycloscope è un blog di viaggio bilingue (inglese / italiano) in rapida crescita, su destinazioni, itinerari, equipaggiamenti, hack di viaggio e consigli generali, la nostra voce è attendibile per migliaia di amanti dell’ outdoor, appassionati di ciclismo, viaggiatori in economia e escursionisti.

Cycloscope.net ha una media di circa 20.000 visualizzazioni al mese ed è in rapida e costante crescita. Abbiamo una base di fan ampia, impegnata e in rapida crescita, oltre 10.700 follower su Instagram e 5.500 su Facebook.

Tra i marchi che già si sono uniti a noi in questa grande avventura ci sono ..

3. Indica cosa puoi fare per il tuo sponsor

Abbiamo menzionato nella prima parte della guida che cosa solitamente cercano gli sponsor. Questa, invece, è la sezione in cui devi convincere il potenziale sponsor che è importante investire nel tuo progetto. Fai una lista di quello che puoi dare loro.

In questa sezione, devi essere più specifico riguardo al marchio, provare a menzionare alcuni dei loro prodotti o concentrarti su qualcosa che sai che vogliono.

Esempio

Ci piace lavorare con persone e organizzazioni che condividono i nostri valori culturali e l’amore per l’avventura e sinceramente crediamo di essere una grande coppia l’uno per l’altro. Viviamo in viaggio dal 2014 e non vogliamo fermarci.

Il nostro piano è di pedalare, fare escursioni e pedalare su tutti i continenti. Diventeremo gli ambasciatori del tuo marchio: lavorare con noi darà al tuo marchio una vera spinta di visibilità e quell’aura epica che solo un’avventura vera può dare.

Expert Review:

Una recensione approfondita del tuo prodotto:

grazie al nostro tema WordPress di alta qualità, i nostri utenti avranno una rapida panoramica della valutazione del tuo prodotto su diversi aspetti. Riceveranno un parere di fiducia su come il tuo prodotto è sinonimo di avventura, cosa lo rende grande e perché hanno assolutamente bisogno di acquistarlo.

Immagini e video del tuo prodotto in azione reale:

foto e video Hi-Res professionali da condividere sui tuoi canali Social, utilizzare nei cataloghi dei prodotti o qualsiasi altra cosa tu voglia farne. Immagina la tua attrezzatura tra le vette andine, tra i fiordi della Norvegia, o sui grandi vulcani del Congo.

Copertura sui social media:

il tuo marchio come protagonista sui nostri canali social. Raggiungi migliaia di seguaci di alto profilo con la tua partecipazione su Instagram, Facebook e Twitter. Ottieni traffico sul tuo sito web e sui social media attraverso i nostri link e tag.

Test del prodotto:

proviamo la tua attrezzatura: viviamo ogni giorno ai margini, mettendo noi stessi e le nostre attrezzature in condizioni diverse e a volte estreme. Possiamo darti un feedback su come il tuo prodotto resiste ad una vera avventura, nel bene e nel male (teniamo questo strettamente tra te e noi), cosa può essere migliorato e cosa è già perfetto.

4. Fai la tua proposta

È finalmente giunto il momento di indicare la tua proposta nei dettagli, essere chiari su ciò che vuoi da loro e su cosa esattamente darai in cambio. Per fare questo è assolutamente fondamentale per te sapere quanto valgono i tuoi sforzi promozionali.

Se, per esempio, hai intenzione di offrire loro le funzionalità di Instagram devi fare delle ricerche su quanto un profilo come il tuo valga sul mercato. 

Puoi usare strumenti come questo per valutare il tuo valore, ma tieni a mente che questi strumenti sono spesso troppo generosi nei confronti degli influencer, la metà della commissione sarà più probabilmente in linea con il mercato (sebbene dipenda fortemente da molti fattori).

Una volta che hai un’idea su questo, puoi proporre una serie di caratteristiche che corrispondono al valore di ciò che stai chiedendo al tuo sponsor (che sia denaro o beni), così da dare l’impressione di un commercio equo, che tu non stia semplicemente chiedendo materiale gratis.

Fai lo stesso per tutto ciò che stai per proporre al tuo sponsor: immagini, video, revisioni, recensioni e così via. Puoi dichiarare il valore di ciascuno di questi articoli oppure no, dipende da te.

Un trucco che sembra funzionare è offrire pacchetti diversi, chiamiamoli pacchetti bronzo, argento e oro. Ciò consentirà allo sponsor di prospettare una scelta su quanto investire nel progetto e una chiara idea di ciò che otterrà in cambio.

Esempio

Pacchetto di bronzo:

1 recensione del prodotto in inglese o italiano
1 parte della recensione sulla pagina FB, Pinterest, Twitter, StumbleUpon e Flipboard
1 post con tag su Instagram
1 storia di Instagram con funzione di scorrimento, collegamento al tuo sito web

prezzo: Gratuito! Solo in cambio dei tuoi prodotti!

(aggiungi XX euro per avere la recensione in entrambe le lingue)

Pacchetto argento:

1 recensione del prodotto in inglese e italiano.
1 parte della recensione sulla pagina FB, Pinterest, Twitter, StumbleUpon e Flipboard.
2 tag sui post di Facebook, con immagini dei tuoi prodotti.
3 foto ad alta risoluzione che puoi utilizzare per le tue attività di marketing (valore XXX euro).
3 post tag su Instagram.
3 storia di Instagram con funzione di scorrimento, collegamento al tuo sito web.

a soli XXX euro

Pacchetto oro:

Include tutto dal pacchetto Silver plus.
Raddoppia i tag su Instagram e Facebook (4 tag su FB, 6 post su Instagram, 6 storie su Instagram.
Il tuo banner pubblicitario nella nostra barra laterale per 1 mese, su siti web sia in inglese che in italiano (valore XXX euro).
Altre 2 foto di alta qualità del tuo prodotto (valore XXX euro).

a soli XXX euro 

5. Aggiungi qualche informazione in più sul tuo progetto e la conclusione

Hai quasi finito, in questa ultima sezione puoi citare alcuni dettagli sul tuo progetto, se pertinenti al marchio, o precedenti realizzazioni personali o di progetto.

Puoi personalizzare questa ultima sezione per ogni marchio o addirittura evitarla del tutto. Aggiungi la tua chiusura, firma ed inserisci tutti i link che ritieni importanti.

6. Allegati

Non sempre necessario, ma a volte vale la pena di allegare un Media kit. Questo di solito è un PDF contenente statistiche e informazioni sulla tua attività, progetto o evento. Puoi scaricare il nostro kit multimediale per riferimento qui. Ora che hai finito, premi il pulsante Invia e buona fortuna!

Qualche consiglio in più sulla ricerca dello sponsor

Ho detto che hai finito una volta premuto il pulsante di invio, ma in realtà non è vero. In alcuni casi, se non nella maggior parte dei casi, ti consigliamo di ricontrollare se il tuo potenziale cliente è interessato alla tua proposta.

Questo è assolutamente obbligatorio se il marchio risponde alla tua prima email ma non alla tua seconda, ma è consigliabile anche quando non hai ricevuto alcuna risposta.

Forse il marchio è interessato, ma erano così occupato che si é dimenticato di te, controllare non ti costa nulla. Un’e-mail di follow-up dovrebbe essere molto breve, tutte le informazioni importanti sono già state trasmesse, qualcosa come un promemoria amichevole.

Una grande tattica di follow-up, anche se non sempre possibile, è una telefonata diretta. Se non riesci a trovare l’ufficio marketing, chiama il centro di contatto, pronuncia il tuo nome e dì che vuoi parlare con l’ufficio marketing (se conosci il nome della persona te la passeranno sicuramente).

Ascoltare una voce dà in qualche modo una qualità fisica ad un’entità (tu e il tuo progetto) che era solo virtuale prima. Difficilmente otterrai una risposta definitiva al telefono, ma può essere di grande aiuto per spostare l’ago della bilancia.

Ci sono anche modi per controllare se il destinatario ha aperto l’e-mail, puoi trovare alcuni suggerimenti a riguardo in questo articolo.

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Leggete la prima parte della guida per scoprire:

Come trovare uno sponsor per il tuo progetto

Stai cercando un modo per viaggiare senza soldi? O lavorare viaggiando? Leggi anche

Lavorare e viaggiare, i migliori siti di help-exchange 
Dormire gratis, 16 networks di ospitalità gratuita da conoscere
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